Визирование заявок на расход 1с. Заявки на расходование денежных средств

Пилы
16.01.2024

Бизнес-процесс «Согласование и утверждение заявок на расходование денежных средств»

В условиях стабильного финансового состояния предприятие способно полностью и в срок выполнять свои обязательства - в таком случае, у предприятия нет необходимости в оптимизации расходования денежных средств. В текущее время, в условиях финансового кризиса, механизм распределения дефицитных денежных средств по обязательствам предприятия особенно актуален.

Процесс состоит из шести последовательных этапов:

1. Представитель подразделения (менеджеры, инженеры, и т.д.) оформляет заявку на расходование денежных средств по обязательствам - авансам по договорам и погашению задолженности по расчетным документам.

2. Руководитель подразделения при помощи удобных инструментов проверяет заявки на корректность и, при необходимости, корректирует их.

3. Ответственный представитель финансовой службы (финансовый директор, заместитель финансового директора или руководитель организации) определяет, с каких расчетных счетов, кому и в каком объеме должны быть перечислены денежные средства.

4. Руководитель подразделения распределяет разрешенные к оплате суммы по конкретным заявкам (фактически по обязательствам - заказам, счетам, расчетным документам).

5. Бухгалтерия предприятия на основании утвержденных и распределенных на обязательства заявок создает исходящие платежные поручения.

6. Платежные поручения автоматически выгружаются в клиент-банк.

Оформление заявок на расходование денежных средств

Оформление операций по расходованию денежных средств с расчетных счетов всегда начинается с планирования расхода денежных средств - то есть оформления заявок на расходования всеми задействованными в процессе подразделениями предприятия.

Каждая служба предприятия оформляет заявку на расходование денежных средств в зависимости от назначения расхода (каждому назначению расхода соответствует определенный вид операции в документе «Заявка на расходование денежных средств»). В качестве назначения расхода, в случае авансовых платежей, может быть указан заказ поставщику, а в случае погашения долга - расчетный документ.

Таким образом, весь запланированный расход денежных средств по всем службам должен быть отражен в системе в виде заявок на расходование денежных средств.

Формирование заявки на расходование денежных средств осуществляется при помощи документа «Заявка на расходование денежных средств».

Рис.1.

Проверка подготовленных заявок

Руководитель подразделения проверяет список оформленных подчиненными заявок на расходование денежных средств, корректирует и отправляет на утверждение в финансовую службу. Для утверждения заявки на расходование денежных средств оформляется документ «Утверждение заявок», в который подбираются неисполненные документы «Заявка на расходование денежных средств».

Рис.2.

В итоге, после проверки и корректировки руководитель подразделения подтверждает, что оформленные заявки согласованы и готовы к рассмотрению финансовой службой.

Рис.3.

Утверждение заявок финансовой службой

После того как каждая служба подготовила - оформила в системе - заявку на расходование денежных средств, финансовый директор или назначенный им ответственный принимает решение об их оплате (полной или частичной) в этот день. При этом решение может приниматься как по каждой отдельной заявке, а также и по совокупности их по определенного признаку - например, по оплате определенному контрагенту (или по определенному договору контрагента), либо согласовывается бюджет на заявки службы целиком.


Рис.4

При принятии решения о расходе денежных средств, необходимо указать с какого расчетного счета их отправить. При рассмотрении заявок финансовый директор видит остатки денежных средств по расчетным счетам (с учетом планируемых поступлений и ранее утвержденных платежей) на закладке «Остатки по счетам». Проводя документ, финансовый директор утверждает объемы средств, которые можно распределить на заявки на расходование денежных средств по службе.


Рис.5.

Распределение утвержденных платежей по заявкам на расходование денежных средств.

Руководитель подразделения при помощи документа «Распределение заявок» разносит утвержденные в целом по службе или конкретно по контрагентам суммы на подобранные им заявки на расходование денежных средств.


Рис.6

В случае если утвержденный объем по заявке меньше чем планировался, то на остаточную сумму автоматически создается заявка на расходование денежных средств, которая может быть представлена руководителем подразделения для утверждения финансовой службой в другой день.

При помощи набора аналитических отчетов, сотрудники подразделения могут анализировать планируемый, утвержденный и исполненный объем оплат и оставшихся обязательств подразделения перед контрагентами.

Оформление операций по фактическому расходу денежных средств.

После того как заявки на расходовании денежных средств прошли процесс согласования с финансовым директором, финансовый отдел бухгалтерии на основании утвержденных заявок, вводит документ «Платежное поручение исходящее». При этом в документе «Платежное поручение исходящее» все необходимые поля заполняются автоматически, бухгалтер указывает назначение платежа (для печатной формы платежки) и проводит документ «Платежное поручение исходящее» без отметки «Оплачено».

Созданные и проведенные платежные поручения из 1С импортируются в систему «Клиент-банк».

На другой день по мере поступления выписки из банка о свершенных операциях бухгалтер в каждом платежном поручении указывает пометку «Оплачено», а также вводит в систему операции по расходу денежных средств, которые банк списал с расчетного счета в безакцептном порядке - оформляет документы «Платежный ордер: списание денежных средств» и «Платежное требование полученное». В случае, если в безакцептном порядке списаны средства в пользу контрагентов, соответствующим службам необходимо подобрать тот расчетный документ контрагента, по которому произведена оплата и выполнить закрытие заявки на расходование, если она была ранее оформлена.

Сверить оформленные операции по расходу денежных средств за день с выпиской можно при помощи типовой обработки «Выписка банка». В типовой обработке «Выписка банка» специалист может проконтролировать, остаток на начало, приход, расход, остаток на конец дня по каждому банковскому счёту организации в разрезе документов. Если из распечатки видно, что документ был оплачен частично, то пользователь может прямо из обработки оформить частичную оплату.

Только после проведения документов по расходу денежных средств с признаком «Оплачено» в системе производится списание денежных средств со счетов и изменяется состояние расчетов с контрагентами.

Варианты конфигураций

Решение предназначено для программных продуктов «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Управление торговлей 8».

Стоимость работ

Определяется индивидуально исходя из особенностей конфигурации Заказчика.

Документ «Заявка на расходование денежных средств» предназначена для планирования и согласования платежей.
Документ «Заявка на расходование ДС» можно создать, перейдя в раздел «Казначейство» - «Планирование и контроль денежных средств» - «Заявки на расходование ДС» - Создать.
Документ «Заявка на расходование ДС» имеет несколько видов операции, которые выбирается при создании. Каждый вид заявки предназначен для отражения разнообразных хозяйственных операций, каждая из которых будет описана в данной инструкции.
Созданные документы «Заявка на расходование ДС» собираются и согласовываются с помощью документа «Реестр платежей». После согласования, на основании заявок автоматически создаются документы «Списание безналичных ДС», которые выгружаются в банк-клиент для оплаты банком.
Далее приведены примеры оформления документов «Заявка на расходование ДС» для каждого вида операции.

Оплата поставщику
Для оформления операций оплаты поставщику предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» - «Оплата поставщику».
В новом документе «Заявка на расходование ДС» отмечены красным поля, которые являются обязательными к заполнению для проведения документа. Документ создается в статусе «Не согласована», статус меняется в процессе согласования реестра платежей автоматически. Приоритет заявки при создании автоматически устанавливается «Средний».

Рисунок 1. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Оплата поставщику» (не заполненная)
Реквизиты документа «Заявка на расходование ДС» необходимо заполнить следующим образом:
Вкладка Основное
Номер – формируется автоматически при проведении, вручную не устанавливается.
Дата – при создании устанавливается текущая дата.
Организация – необходимо выбрать из предложенного списка организаций, с помощью кнопки, либо путем ввода наименования в поле будет предложено для выбора требуемое значение.
Подразделение – из справочника «Структура предприятия» необходимо выбрать подразделение, по которому должен произойти платеж.
Заявитель – по умолчанию указывается текущий пользователь системы, создающий заявку.
Планирование – по умолчанию устанавливается «В валюте платежа» не подлежит изменению.
Сумма – указывается сумма требуемого платежа.
Валюта – указывается валюта требуемого платежа.
Операция – отражается выбранный при создании вид операции документа «Заявка на расходование ДС»
Дата платежа – указывается дата, на которую необходимо запланировать платеж поставщику.
Форма оплаты – по умолчанию устанавливается «В любой форме» не подлежит изменению.
Получатель – указывается поставщик из справочника «Контрагенты», которому необходимо произвести оплату.
Счет получателя – при выборе «Получателя» автоматически устанавливается счет получателя, при необходимости, если на предоставленном поставщиком «Счете на оплату» указан иной счет, необходимо из справочника «Банковские счета» выбрать требуемый.
Сверх лимита – если в системе осуществляется ведение системы лимитирования расхода денежных средств в разрезе филиалов и статей движения денежных средств, соответственно если сумма осуществляемого платежа не была ранее включена в лимит, при проведении документа пользователь получит сообщение об ошибке и заявка не проведется.


Рисунок 2. Пример ошибки при проведении заявки, по которой не был запланирован лимит.
Для проведения заявки сверх лимита, необходимо установить флаг «Сверх лимита»
Перечисление в бюджет – данный флаг устанавливается, если платеж является перечислением в бюджет. Установка флага позволяет ввести требуемые для платежей в бюджет значения КБК, ОКТМО и т.п.

Рисунок 3. Пример установки флага «Перечисление в бюджет».
УИП – уникальный идентификатор платежа, указывается только в том случае если это предусмотрено договором с получателем платежа.
Назначение платежа - в программе предусмотрено несколько вариантов автозаполнения назначения платежа по кнопке "Вставить».

Рисунок 4. Варианты автозаполнения поля «Назначение платежа».
Список документов, в т.ч. НДС - отразит информацию об объектах расчетов с вкладки "расшифровка платежа"

В т.ч НДС (18%) (на всю сумму), В т.ч. НДС (10%) (на всю сумму), Без налога (НДС) - к введенному тексту добавят информацию о НДС.

Текст из банковского счета получателя - вставит текст, указанный в поле "Текст назначения платежа" из карточки р/с контрагента.

Рисунок 5. Пример заполнения вкладки «Основное».

Вкладка Расшифровка платежа
На вкладке «Расшифровка платежа» указывается подробная информация о платеже и взаиморасчетах с получателем платежа.
Платеж можно ввести списком, т.е. распределить по нескольким объектам расчета, либо без разбиения при этом есть возможность выбрать только один объект расчетов.
Платеж за счет средств ГОЗ – флаг устанавливается только если платеж происходит в рамках оборонного гоззаказа, в иных случаях флаг не устанавливается.
Объект расчетов – в качестве объекта расчетов можно указать «Договор с контрагентом» (при данном виде операции документа заявка при выборе доступны договоры с типом взаимоотношений «С поставщиком/исполнителем») или согласованный документ «Заказ поставщику».
Поставщик
Сумма взаиморасчетов – устанавливается автоматически при проведении документа.
Валюта – устанавливается автоматически при выборе объекта расчетов.
Статья ДДС – указывается статья движения денежных средств, соответствующая типу платежа.
Комментарий – при необходимости указывается комментарий к расшифровке платежа.

Рисунок 6. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
Вкладка Распределение по счетам
На вкладке «Распределение по счетам» указывается банковский счет организации, с которого необходимо произвести списание денежных средств. Сумма и дата платежа устанавливается автоматически по данным указанным на вкладке «Основное».

Рисунок 7. Пример заполнения вкладки «Распределение по счетам».

Рисунок 8. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Оплата поставщику».

Возврат оплаты клиенту
Для оформления операций возврата оплаты клиентам предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» - «Возврат оплаты клиенту».
Состав реквизитов документа «Заявка на расходование ДС» с данным видом операции идентичен составу реквизитов при оплате поставщику, различие только в виде контрагента и объекте расчетов.

Рисунок 9. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Возврат оплаты клиенту»
Получатель – указывается клиент из справочника «Контрагенты», которому необходимо произвести оплату.
Объект расчетов – в качестве объекта расчетов можно указать «Договор с контрагентом» (при данном виде операции документа заявка при выборе доступны договоры с типом взаимоотношений «С покупателем/заказчиком») или согласованный документ «Заказ клиента».
Покупатель – поле заполняется автоматически при выборе объекта расчетов. Устанавливается элемент справочника «Партнеры», указанный в соответствующем поле объекта расчетов.

Рисунок 10. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
После прохождения всех этапов согласования, документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате» и автоматически создан документ «Списание безналичных ДС».



Рисунок 11. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Возврат оплаты клиенту».

Выдача подотчетнику
Для оформления операций выдачи денежных средств подотчет на банковский счет подотчетного лица предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» - «Выдача подотчетнику».

Рисунок 12. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Выдача подотчетнику»
Подотчетное лицо – указывается сотрудник из справочника «Физические лица», которому необходимо произвести перечисление денег подотчет.
Отчитаться – из предложенного перечня периодов необходимо указать период, до которого подотчетнику требуется отчитаться по полученной сумме.

Рисунок 13. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
После прохождения всех этапов согласования, документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате» и автоматически создан документ «Списание безналичных ДС».


Рисунок 14. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Выдача подотчетнику».

Можно настроить систему так, что все (или определенные) платежи будут проходить только при условии обязательного создания и согласования заявки на денежные средства. Это регулируется функциональной опцией Заявки на расходование денежных средств :

Если опция включена, то обязательность заведения заявок настраивается для каждого банковского счета организации :

При создании заявки, указывается ее операция:

А также форма оплаты:

Заявки на расходование ДС могут быть созданы как вручную, так и на основании заказов, ПТУ, и других документов. В свою очередь, на основании заявок можно создать Списание безналичных ДС, РКО, и иные документы.

Вопрос 1.14 экзамена 1С:Професионал по ERP Управление предприятием 2.0. Запрет на списание денежных средств без документа "Заявка на оплату":

  1. Определяется в настройках пользователя
  2. Определяется в дополнительных правах пользователя
  3. Определяется ролью пользователя
  4. Определяется для каждого счета индивидуально

Проверено. Верный ответ - четвертый, разбор см. выше.

Вопрос 8.5 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может быть оформлен по видам операций расхода денежных средств:

  1. Перечисление денежных средств на оплату налогов
  2. Передача денежных средств между головной организацией и обособленными подразделениями
  3. Оформление операции конвертации валюты
  4. Перечисление денежных средств на оплату таможенных расходов
  5. Варианты 1 или 4
  6. Варианты 1 или 2 или 3 или 4

Проверено. Верный ответ - шестой, см. выше доступные операции.

Вопрос 8.8 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может быть оформлен по видам операций расхода денежных средств:

  1. Перечисление поставщику
  2. Выдача зарплаты
  3. Сдача денежных средств в банк
  4. Варианты 1 или 2
  5. Варианты 1 или 2 или 3

Проверено. Верный ответ - четвертый. Сдача денежных средств в банк оформляется не заявкой, а Распоряжением на перемещение ДС .

Вопрос 8.10 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.

  1. Безналичная
  2. Наличная или Безналичная
  3. Платежной картой
  4. Варианты 1 или 2
  5. Варианты 1 или 3
  6. Варианты 1 или 2 или 3

Вопрос 8.12 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. При оформлении документа "Заявка на расходование денежных средств" можно указать форму оплаты:
  1. Наличная
  2. Платежной картой
  3. Денежным документом
  4. Варианты 1 или 2
  5. Варианты 1 или 3
  6. Варианты 1 или 2 или 3

Проверено. Верный ответ - четвертый.

Вопрос 8.14 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может вводиться:

  1. На основании документа "Заказ поставщику"
  2. На основании документа "Поступление товаров и услуг"
  3. Варианты 1 и 2 в зависимости от статусов документов-оснований
  4. Из отчета "Платежный календарь"
  5. Варианты 1 и 2 и 4
  6. Варианты 3 и 4

Проверено. Верный ответ - пятый. Рассмотрим. На основании Заказа поставщику, заявка вводится без проблем, не смотря на его статус Не согласован и оплату после поставки (которой еще не было):

вот заявка:

У ПТУ статусов вообще нет; заявка вводится также без проблем:

Из отчета Платежный календарь, прямой опции создания заявок нет, но можно открыть из отчета документ-основание и сделать заявку от него:


Вопрос 8.11 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. На основании документа "Заявка на расходование денежных средств" можно ввести платежный документ, если у заявки установлен статус:
  1. К оплате
  2. Согласовано
  3. Вне зависимости от статуса

Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2 отображает информацию о:

  • доступном остатке денежных средств на наличных и безналичных счетах компании;
  • планируемых поступлениях и расходованиях денежных средств.

Доступ к Платежному календарю осуществляется через раздел «Казначейство» в группе «Планирование и контроль денежных средств». Платежный календарь формируется на произвольный период, указанный в днях.

В верхней части обработки «Платежный календарь» доступен выбор следующих опций:

  • период формирования;
  • организации;
  • валюта;
  • отбор по конкретным счетам организации.

Форма платежного календаря в 1С:ERP Управление предприятием 2 приведена на рис. 1.

Рисунок 1 - Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2

Документами-основаниями для заполнения Платежного календаря являются:

  • «Заказ клиента»;
  • «Заказ поставщику»;
  • «Распоряжение на перемещение денежных средств»;
  • «Заявка на расходование ДС».

Настройки Платежного календаря в «1С:ERP Управление предприятием 2»

Настроить Платежный календарь можно через кнопку «Еще» в правом верхнем углу.


Рисунок 2 – Настройки Платежного календаря

В Платежном календаре отображаются заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», если такой вариант указан в настройках (рис. 2). Заявки со статусами «К оплате» и «Отклонена» в Платежном календаре не видны.

Виды Платежного календаря

Платежный календарь может быть сформирован в 3 видах (рис. 3).


Рисунок 3 - Выбор вида Платежного календаря

Заявки - Календарь (рис.4)

В левой части формы выводится информация о заявках на расходование денежных средств.

В правой части формы отражается информация о:


Рисунок 4 - Платежный календарь вида «Заявки – Календарь»

Календарь – Платежи (рис. 5)

В верхней части формы Платежного календаря выводятся данные о:

  • остатках денежных средств на счетах организации;
  • ожидаемых поступлениях денежных средств;
  • планируемых расходах денежных средств.

В нижней части формы Платежного календаря отображается информация о документах, которые являются основанием для заполнения верхней части Платежного календаря.


Рисунок 5 - Платежный календарь вида «Календарь – Платежи»

Список заявок (рис. 6)

В списке заявок выводятся заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», если такая возможность указана в настройках (рис. 2).


Рисунок 6 - Платежный календарь вида «Список заявок»

Раздел «Календарь»

В графе «Просрочено» видна задолженность нашей организации по:

  • расчетам с поставщиками и покупателями;
  • выплате заработной платы, налогов и сборов;
  • выдаче кредитов и займов;
  • уплате процентов;
  • полученным кредитам и займам.

Внимание!!! При вводе начальных остатков по кассе и расчетным счетам они также будут отражены в Платежном календаре в графе «Просрочено».

В столбцах на соответствующую дату выводятся данные о планируемых расчетах с поставщиками, покупателями, сотрудниками, контролирующими органами и прочими контрагентами. Дата и сумма платежа определяется по данным документов-оснований.

Денежные средства в пути выводятся в платежном календаре в виде 2 сумм:

  • со знаком «-» для счета, с которого денежные средства будут отправлены;
  • со знаком «+» для счета, на который денежные средства должны поступить (рис. 7).

Операция отражается на основании документа «Распоряжение на перемещение денежных средств» с видом операции «Инкассация ДС в банк» по состоянию на планируемую дату отправки денежных средств (дата платежа) (рис. 9). Распоряжение должно иметь статус «Согласовано» либо «К оплате».


Рисунок 7 - Отображение в ПК операции инкассации ДС после проведения документа «Распоряжение на перемещение денежных средств» с видом операции «Инкассация ДС в банк»

При формировании документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация в банк» денежные средства в пути видно в платежном календаре в графе поступления на расчетную дату поступления (рис.8).


Рисунок 8 - Отображение в ПК операции инкассации ДС после проведения документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация в банк»

Дата планируемого поступления определяется суммированием даты планируемой отправки ДС (рис. 9) и срока инкассации (рис. 10).


Рисунок 9 – Указание даты планируемого платежа в документе «Распоряжение на перемещение денежных средств»


Рисунок 10 - Установка срока инкассации в справочнике «Касса организации»

При составлении Платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость – т.е. достаточность запасов денежных средств для оплаты в местах их хранения.

Планируемые суммы поступлений и платежей выводятся в виде ежедневной сводной. Для получения более детальной информации служит раздел «Платежи».

Раздел «Платежи»

Этот раздел содержит информацию о документах, которые являются основанием для планирования платежей и поступлений.

В информации о платежах указана планируемая дата платежа, но не указана пометка «просроченный».

Блок платежей позволяет:

Раздел «Заявки»

В «1С: ERP Управление предприятием 2» редакция 2.2.3.190 предусмотрена возможность включения или отключения оформления «Заявок на расходование ДС».

Эта настройка доступна в разделе «НСИ и администрирование», группе «Настройка НСИ и разделов» пункт «Казначейство» (рис. 11).


Рисунок 11 - Настройки использования в программе 1С: ERP Управление предприятием 2 «Заявок на расходование денежных средств»

В справочнике «Касса предприятия» можно установить галочки, которые регулируют вопросы оформления заявок на оплату именно для выбранной кассы предприятия (рис. 12):

  • разрешать выдачу денежных средств без «заявок на оплату»;
  • разрешить прием и передачу денежных средств в другие кассы без «распоряжений на перемещение».


Рисунок 12 - Настройка использования «Заявок на расходование денежных средств» и «Распоряжений на перемещение ДС» в справочнике «Касса организации»

Аналогичные галочки можно установить и в справочнике «Банковский счет организации» (рис. 13).


Рисунок 13 - Настройка использования «Заявок на расходование ДС» в справочнике «Банковского счета организации»

Внимание!!! Данные настройки не влияют на порядок формирования Платежного календаря.

В «1С: ERP Управление предприятием 2» документ «Заявка на расходование ДС» предназначен для отображения планируемый расходов денежных средств следующих видов:

  • выдача денежных средств подотчетному лицу;
  • перечисление денежных средств поставщику;
  • возврат денежных средств клиенту;
  • оплата по кредиту;
  • таможенный платеж;
  • оплата в другую организацию;
  • прочие расходы денежных средств и др.

Использование заявок на расходование ДС позволяет выполнить следующие задачи:

  • отразить потребность в денежных средствах подразделений предприятия;
  • спланировать расход денежных средств;
  • предотвратить несогласованные выплаты денег;
  • проконтролировать объем допустимых к расходу денежных средств.

Заявки отображаются в Платежном календаре в зависимости от статуса и заполнения поля «Объект расчетов» (табл.1, табл. 2)

Таблица 1. Варианты влияния заявок на формирование Платежного календаря, если в настройках не указано «Отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств»

Статус заявки на расходование ДС Поле «Объект расчетов» Отображение в Платежном календаре Влияние на формирование Платежного календаря Корректность отображения
«Не согласована» Не заполнено Не влияет Корректное
«Не согласована» Заполнено Влияет на изменение сумм планируемых платежей (аннулирует первичные документы «Заказ поставщику», «Заказ клиента» и т.д.) Некорректное
«Согласована» Не заполнено Приводит к удвоению сумм ожидаемых платежей Некорректное
«Согласована» Заполнено Не изменяет сумму ожидаемых поступлений Корректное

Таблица 2. Варианты влияния заявок на формирование Платежного календаря, если в настройках указано «Отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств»

Для анализа информации из вышеприведенных таблиц рассмотрим пример.

Организация ООО «Конфетпром» планирует оплатить 22.05.17 поставщику ООО «Невский берег» 74 998,44 за товары (рис. 20). В программе были введены документы «Заказ поставщику» и «Заявка на расходование ДС». На рис. 15-20 приведено изменение Платежного календаря в зависимости от заполнения полей «Заявки на расходование ДС».


Рисунок 20 - Отображение в Платежном календаре документа «Заказ поставщику», без проведения документа «Заявка на расходование ДС».

Документ "Заявка на платеж" является основным инструментом подсистемы управления заявками на платежи. Данный документ позволяет регистрировать в программе потребность перечисления наличных или безналичных денежных средств поставщикам, сотрудникам, налоговым органам и прочим контрагентам. Кроме этого, функционалом документа обеспечивается процедура согласования и утверждения каждой зарегистрированной заявки на платеж.

Работа с документом ведется в журнале заявок на платежи . Доступ к журналу осуществляется через пункт главного меню "Заявки на платежи" "Журнал заявок на платежи" , а также через пункты панели управления рабочих столов программы.

Описание формы документа "Заявка на платеж"

Форма документа "Заявка на платеж" содержит характеристики (реквизиты), раскрывающие назначение регистрируемого платежа. В верхней части формы располагается блок основных реквизитов, определяющих организацию, ЦФО, вид денежных средств и прочие обязательные характеристики заявки. Закладка "Назначение платежа" содержит список реквизитов, позволяющих указать сумму и детально охарактеризовать назначение платежа. Кроме этого существуют три закладки, содержащие дополнительную информацию о планируемом платеже: "Сопроводительные документы", "Платежи" и "Прохождение заявки".

Форма документа "Заявка на платеж"

Основные реквизиты

Перечень основных реквизитов:

  • Срок оплаты – крайняя дата, до которой необходимо оплатить заявку;
  • Операция - платежная операция, определяющая вид расчетов с контрагентом. Реквизит является обязательным для заполнения;
  • Статья ДДС - , классифицирующая регистрируемую заявку на платеж в соответствии с принятым в организации классификатором статей. Реквизит является обязательным для заполнения;
  • Организация - компания, в которой зарегистрирована заявка. При вводе нового документа реквизит автоматически принимает значение «Основной организации» из персональных настроек пользователя (указывается в форме элемента справочника «Пользователи»). Реквизит является обязательным для заполнения;
  • ЦФО - структурная единица компании (отдел, подразделение, департамент), отвечающая за взаиморасчеты с контрагентом – получателем денежных средств;
  • Инициатор – физическое лицо, являющееся инициатором сделки, регистрируемой для оплаты. Реквизит является дополнительной характеристикой заявки и используется в качестве критерия отбора в журналах и отчетах подсистемы;
  • Способ оплаты - определяет приоритетный способ оплаты заявки (наличные или безналичные). При вводе нового документа реквизит принимает значение «Безналичные»;
  • Комментарий – строка произвольно комментария к регистрируемой заявке на платеж;
  • Ответственный – пользователь, зарегистрировавший документ заявки в программе. Реквизит заполняется автоматически и недоступен для редактирования.

Закладка "Назначение платежа"

При регистрации документа на закладке «Назначение платежей» необходимо заполнить следующие реквизиты:

  • Контрагент – юридическое или физическое лицо, являющееся получателем денежных средств, заполняется из справочника "Контрагенты" . Реквизит является обязательным для заполнения;
  • Договор - договор с контрагентом, в рамках которого необходимо перечислить денежные средства;
  • Сумма платежа ;
  • Ставка НДС ;
  • Сумма НДС , входящая в сумму платежа;
  • Валюта денежных средств;
  • Назначение платежа – строка назначения платежа, определяющая предмет сделки, т.е. за что требуется перечислять денежные средства. Назначение платежа может быть сформировано автоматически;
  • Номер документа основания - номер документа, являющегося основанием для заявки (например, номер счета на оплату, номер накладной и т.п.);
  • Дата документа основания - дата документа, являющегося основанием для заявки;
  • Документ основание - строка информации, характеризующая первичный документ, полученный от контрагента и являющийся основанием для перечисления денежных средств. Если основанием для платежа является счет на оплату, характеристики документа заполняются вручную. Автоматическое заполнение этого реквизита происходит при вводе заявки на основании документа поставщика (накладной, акта выполненных работ и других первичных документов, зарегистрированных в 1С:Бухгалтерии);

Закладка "Сопроводительные документы"

Закладка "Сопроводительные документы" содержит табличное поле, предназначенное для прикрепления к заявке на платеж всех необходимых сопроводительных документов, например, договоров, дополнительных соглашений, счетов на оплату, сертификатов, спецификаций и т.п. Прикрепляемые документы должны представлять из себя электронные документы произвольного формата. При записи заявки все указанные на закладке документы сохраняются в информационной базе, что обеспечивает сохранность этих документов и возможность быстрого доступа к ним непосредственно из формы заявки.

Заявка на платеж: закладка "Сопроводительные документы"

Список доступных реквизитов:

  • Наименование документа - наименование прикрепляемого документа. При добавлении файла документа в данное поле автоматически подставляется имя файла. При необходимости пользователь может изменить указанное значение;
  • Тип документа - тип прикрепленного документа. Это поле недоступно для редактирования и заполняется автоматически при выборе файла;